Οργάνωση διάσκεψης; Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να φτάσετε στην πρόκληση

Πώς να διαχειριστείτε ένα συμβάν

Η οργάνωση μιας ερευνητικής διάσκεψης μπορεί να είναι αρκετά πρόκληση. Κάποιοι μπορεί να σας συμβουλεύσουν να μην το κάνετε. Αλλά είναι επίσης μια εκπληκτική ευκαιρία και μια ανταμείβοντας εμπειρία.

Η συγκέντρωση ενός επιτυχημένου γεγονότος δεν πρέπει να είναι ένας ανησυχητικός αγώνας. Απλώς θυμηθείτε τρεις χρυσούς κανόνες: σχεδιάστε μπροστά, περιπλανηθείτε με μια μεγάλη ομάδα και ξέρετε γιατί το κάνετε!

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να σας βοηθήσουμε σε αυτή την περιπέτεια.

1. Η αποτυχία του σχεδίου σκοπεύει να αποτύχει

Μην βιαστείτε στην εφοδιαστική. Πριν ξεκινήσετε την κράτηση του χώρου και καλώντας τους τροφοδότες, πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να προετοιμαστείτε για τη διάσκεψη σας.

Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ άγχος και θα αποτρέψει τις εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.

Φανταστείτε τι θέλετε να μοιάζει με τη διάσκεψη σας. Ποιος θα παρακολουθήσει; Τι είδους εκδήλωση θα είναι; Τι είδους εμπειρία θέλετε να προσφέρετε στους αντιπροσώπους;

Στη συνέχεια, πάρτε σε λεπτομέρειες. Πόσοι συμμετέχοντες θα είναι εκεί; Πόσες υποβολές θα λάβετε; Πόσες μέρες θα διαρκέσει;

Αν μπορείτε, επικοινωνήστε με τους προηγούμενους διοργανωτές για να συλλέξετε πληροφορίες από τα προηγούμενα χρόνια. Θα σας βοηθήσει να ορίσετε έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό.

Και θυμηθείτε ότι είναι αδύνατο να προβλέψετε κάθε μικρό πράγμα. Θα υπάρχουν πάντα ορισμένα ζητήματα που δεν περιμένατε και αυτό είναι εντάξει. Απλά σχεδιάστε και αυτό.

2. Υπάρχει δύναμη σε αριθμούς

Από το πρόγραμμα μέχρι την εφοδιαστική, τη χρηματοδότηση και το μάρκετινγκ, η διοργάνωση ενός συνεδρίου περιλαμβάνει πολλαπλές πτυχές, οι οποίες απαιτούν εξειδίκευση. Περιέχοντας τον εαυτό σας με μια καλή ομάδα θα σας βοηθήσει να διεκπεραιώσετε τις διαφορετικές εργασίες πιο αποτελεσματικά χωρίς να είστε συγκλονισμένοι. Θα σας επιτρέψει επίσης να εστιάσετε στους κύριους στόχους: μεγάλο περιεχόμενο, καλοί ομιλητές και συμμετέχοντες.

Επιλέξτε την ομάδα σας προσεκτικά. Ψάξτε για ενθουσιώδεις, οργανωμένους και προπονημένους ομαδικούς παίκτες, η οργανωτική επιτροπή δεν θα πρέπει να έχει πάρα πολλά μέλη, για να είναι ομαλή η λήψη αποφάσεων και ο συντονισμός. Jonathan Khan βρίσκει τρεις είναι ένας καλός αριθμός. Όλα εξαρτώνται από το μέγεθος της διάσκεψης σας και πόσο χρόνο έχετε στα χέρια σας.

Μάθετε να εκχωρήσετε. Μπορείτε να ορίσετε επιτροπές σε διάφορους τομείς ευθύνης: εφοδιαστική (χώρος, διαμονή, A / V, τροφοδοσία, μεταφορά), τεχνικό πρόγραμμα, κύριοι ομιλητές, χρηματοδότες και χορηγοί, εγγραφή, μάρκετινγκ. Πάνω από τους διοργανωτές του πυρήνα, μπορείτε να εγγραφείτε εθελοντές για να σας βοηθήσουν την ημέρα της διάσκεψης ή με μικρότερα καθήκοντα. Οι σπουδαστές θα το δουν συχνά ως μια καλή ευκαιρία και θα βοηθήσουν ευτυχώς.

Αν έχετε τον προϋπολογισμό, μπορείτε να προσλάβετε ένα PCO ή ένα γραφείο συνεδρίων. Όντας ακαδημαϊκός, η διοργάνωση εκδηλώσεων δεν είναι αναγκαστικά η δύναμη σας. Αυτοί οι επαγγελματίες είναι ειδικοί στην οργάνωση ακαδημαϊκών διασκέψεων. Θα παρέχουν την πολύτιμη βοήθεια ειδικά με την υλικοτεχνική πλευρά των πραγμάτων.

3. Αγκαλιάστε την τεχνολογία

Υπάρχουν τόσοι πολλοί τρόποι που μπορείτε να αξιοποιήσετε τη δύναμη της τεχνολογίας.

Πρώτα απ 'όλα, χρησιμοποιήστε ένα αφηρημένο σύστημα διαχείρισης για τη συλλογή, την αξιολόγηση από ομότιμους και την αποδοχή των υποβολών και τη διαχείριση του προγράμματός σας. Ναι, είμαστε προκατειλημμένοι, αλλά δεν μπορούμε να τονίσουμε αρκετά πόσο χρόνο θα σας εξοικονομήσει!

Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, βεβαιωθείτε ότι όλα τα δωμάτια διαθέτουν τον κατάλληλο εξοπλισμό A / V και ότι λειτουργεί! Και θυμηθείτε, αυτός είναι ο 21ος αιώνας! Πολύς ο καθένας μεταφέρει ένα φορητό υπολογιστή, ένα smartphone ή ένα tablet και θα θέλει να έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο. Το Wi-Fi μπορεί να είναι σημαντικό θέμα σε συνέδρια. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει εκ των προτέρων με τον χώρο όπου θα παρέχουν wifi με αρκετό εύρος ζώνης.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές για κινητά για να βελτιώσετε την εμπειρία των αντιπροσώπων. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές εκεί έξω, για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες στο δίκτυο, να περιηγηθείτε στο συνέδριο, να δημιουργήσετε το δικό τους πρόγραμμα κ.λπ.

4. Επιλέξτε τα ηχεία σας προσεκτικά

Η εύρεση του σωστού κύριου ομιλητή είναι ζωτικής σημασίας, αλλά μπορεί να είναι δύσκολη. Ένας καλός κύριος ομιλητής θα προσελκύσει εκπροσώπους και θα θέσει τον τόνο για το ερευνητικό σας συνέδριο.

Σκεφτείτε τι είδους ομιλητές και παρουσιάσεις θέλετε. Στόχος της πολυμορφίας. Προσκαλέστε και τους δύο γνωστούς ερευνητές και τους νέους ερευνητές και προσπαθήστε να έχετε μια καλή ισορροπία μεταξύ των φύλων.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο Β σε περίπτωση ακύρωσης των ηχείων σας!

5. Φυλάξτε τα μηνύματα

Πρέπει να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας. Εφαρμόστε μια στρατηγική σχετικά με το περιεχόμενο που πρόκειται να μοιραστείτε, πότε και σε ποιον. Στην ιστοσελίδα σας, δημοσιεύστε συνεντεύξεις, δημοσιεύσεις blog, εικόνες, προγράμματα, ανακοινώσεις ομιλητών ... ενημερώστε το περιεχόμενό σας τακτικά για να δημιουργήσετε έναν ενθουσιασμό.

Κρατήστε επαφή με τους αντιπροσώπους σας και τα ηχεία σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το Mailchimp για να στέλνετε μαζικά μηνύματα στους αντιπροσώπους σας. Βεβαιωθείτε ότι θα λάβουν όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες και οδηγίες σχετικά με τη διάσκεψη σας: διεύθυνση, ημερομηνίες, οδηγίες, στοιχεία επικοινωνίας, συμβουλές ...

Η καλή επικοινωνία είναι επίσης σημαντική κατά τη διάρκεια της διάσκεψης. Προσθέστε πινακίδες για να κατευθύνετε τους συμμετέχοντες προς τους χώρους παρουσίασης, τον πίνακα εγγραφής, τους χώρους γεύματος ή τις τουαλέτες. Κάνετε κάποιες ανακοινώσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας για να ενημερώσετε τους εκπροσώπους για την εξέλιξη της εκδήλωσης και να διαθέσετε εθελοντές και μέλη του προσωπικού για να απαντήσετε σε ερωτήσεις και να καθοδηγήσετε τους εκπροσώπους. Και μην ξεχάσετε να σας πω ευχαριστώ! Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους αντιπροσώπους και ένα γραπτό σημείωμα προς ομιλητές, μέλη της επιτροπής και εθελοντές για να τους ευχαριστήσω για τη συμβολή τους.

6. Διευκόλυνση της δικτύωσης Η δικτύωση είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους οι ερευνητές παρακολουθούν τη διάσκεψη σας. Η δουλειά σας είναι να τους βοηθήσετε να συναντήσουν ενδιαφέροντες ανθρώπους. Πως? Πρώτα απ 'όλα, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε αρκετό χρόνο για ευκαιρίες δικτύωσης και συζητήσεις. Μη γεμίζετε το πρόγραμμά σας με παρουσιάσεις - χτίζετε αρκετές περιόδους ξεμπλοκαρίσματος και καφέ για να επιτρέπετε στους εκπροσώπους να αναπνέουν και να συνομιλούν. Και επιλέξτε μια κατάλληλη διάταξη για τα "κοινωνικά" δωμάτια: έχετε καναπέδες και καρέκλες για να καθίσετε και να συζητήσετε τους ανθρώπους. Οργανώστε κοινωνικές εκδηλώσεις, όπως πάρτι, κοκτέιλ και δείπνα. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τη διεξαγωγή ορισμένων πειραμάτων για την προώθηση της συμμετοχής, όπως η οργάνωση "συνεννοήσεων" και η χρήση δροσερών εφαρμογών για κινητά για να ενθαρρύνετε τη δικτύωση. Συμπέρασμα Η διοργάνωση ενός ακαδημαϊκού συνεδρίου συνεπάγεται ένα πλήθος καθηκόντων, τα περισσότερα από τα οποία δεν έχουν καμία σχέση με τον ακαδημαϊκό χώρο. Θα πρέπει να οργανωθεί για να συμβαδίσει με όλους τους. Αν διοργανώνετε για πρώτη φορά μια διάσκεψη, αναζητήστε συμβουλές από προηγούμενους διοργανωτές ή επαγγελματίες. Εφόσον καταφέρετε να πάρετε τις πάπιες σας στη σειρά και να λάβετε υπόψη τις συμβουλές σας, θα είστε σε καλό δρόμο για μια επιτυχημένη εκδήλωση!

Δείτε περισσότερα στο: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Εάν θέλετε τη φωτογραφική μηχανή και το πανευθυντικό μικρόφωνο, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τη διευθύντρια πωλήσεων της Tenveo Rachel, σας δίνουν λύσεις και εκπτώσεις.

Τηλ: 8613657740706

Whatsapp: 008613657740706

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: sales01@tenveo.com

SKYPE: Ρέιτσελ Λιάνγκ

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706