TPS για συνεδριάσεις σε καλή απόσταση

Συμβουλές για συναντήσεις από απόσταση

Οι συνεδριάσεις από απόσταση εξοικονομούν χρόνο και παράγουν πιο γρήγορα αποτελέσματα

Μερικά από τα πλεονεκτήματα των συναντήσεων εξ αποστάσεως είναι:
• Μείωση ή εξάλειψη των εξόδων ταξιδιού
• Αύξηση της αποδοτικότητας της εταιρείας - ο χρόνος ταξιδιού γίνεται χρόνος εργασίας
• Μείωση των επιπέδων άγχους στους εργαζομένους - ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής
• Απλή και αυθόρμητη
• Φιλικό προς το περιβάλλον

Συμβουλές για καλές τηλεδιασκέψεις

Προετοιμασία (Εάν προεδρεύετε σε μια συνάντηση)

• Σκοπός. Έχετε σαφή σκοπό για τη συνάντηση και τι περιμένετε από τους συμμετέχοντες. Είναι μια συνάντηση για πληροφορίες, συζήτηση ή απόφαση;
  • Οι σωστοί άνθρωποι. Προσκαλέστε τους σωστούς ανθρώπους, ανθρώπους που προσθέτουν και κάτι στη συνάντηση και αυτό παίρνει κάτι από αυτό.
  • Απαιτούμενες ενδείξεις. Στείλτε τις απαιτούμενες αναγνώσεις στους συμμετέχοντες και ένα προσωπικό σχόλιο σε κάθε συμμετέχοντα σχετικά με το τι αναμένεται από αυτούς. Υποθέτουν ότι θα φέρουν συγκεκριμένες πληροφορίες στη συνάντηση ή θα εξηγήσουν κάτι συγκεκριμένα.
  • Σαφής ατζέντα. Στείλτε μια ατζέντα και έναν κατάλογο των συμμετεχόντων εγκαίρως πριν τη συνεδρίαση.
  • Ενημερώστε. Εξηγήστε τον τρόπο συμμετοχής στη συνάντηση (αριθμός τηλεφώνου και οποιονδήποτε κωδικό PIN) ή εάν θα γίνει μια κλήση προς τον συμμετέχοντα.
  • Δοκιμή. Πριν οδηγήσετε την πρώτη σας συνάντηση, προχωρήστε σε κάποιες δοκιμαστικές κλήσεις και δοκιμάστε τις διάφορες λειτουργίες. Μπορεί να συμβαίνει το γεγονός ότι ο τηλεφωνικός σας πίνακας απαιτεί ειδικές εντολές για να κουδουνίζει πολλά μέρη - επικοινωνήστε με τον διαχειριστή τηλεφωνίας σας.
  • Τεκμηρίωση. Πώς θα τεκμηριωθεί η συνάντηση; Είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εγγραφής.
  • Κρατήστε το απλό. Εάν η σύσκεψη είναι επαναλαμβανόμενη, προσθέστε τους συμμετέχοντες ως ομάδα στον οδηγό διάσκεψης ή προσθέστε μεμονωμένες επαφές στον τηλεφωνικό κατάλογο.
  • Έναρξη και τέλος στο χρόνο. Πάντα να ξεκινάει η συνάντηση την καθορισμένη ώρα, ακόμα και αν λείπουν οι συμμετέχοντες.
  (Σχεδιάστε ένα σύντομο διάλειμμα εάν χρειάζεται να παραταθεί η συνάντηση).
  • Συνέχεια και συνέχεια. Συγκεντρώστε, παρακολουθήστε και στείλτε τις σημειώσεις της συνάντησης αμέσως μετά τη συνάντηση. [Ορίστε προθεσμίες και ενημερώστε όλοι ποιος είναι υπεύθυνος για το τι].

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης (Εάν προεδρεύει σε συνεδρίαση)

• Εισαγωγές. Καλώς ήρθατε και εισάγετε όλους. Αυτό κάνει τη συνάντηση σε καλό ξεκίνημα και εξασφαλίζει μια περιεκτική ατμόσφαιρα, ακόμη και για εκείνους τους ανθρώπους που είναι εκτός του χώρου. Εάν η σύσκεψη δεν είναι πολύ μεγάλη (έως και 10 συμμετέχοντες), ζητήστε από τους συμμετέχοντες να εισαχθούν σύντομα για να ακούσουν τη φωνή τους. Πάντα προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια ατμόσφαιρα που δίνει στους ανθρώπους την αίσθηση της καθισμένης όλοι μαζί, ακόμα και εκείνων που συμμετέχουν σε άλλες τοποθεσίες.
  • Λεπτά. Πραγματοποιήστε σημειώσεις ή διορίστε γραμματέα που μπορεί να διαρκέσει λεπτά και έχει πρόσβαση στην εγγραφή, αν γίνει κάτι τέτοιο.
  • Ατζέντα. Ο υπεύθυνος της συνάντησης εξηγεί τι είναι η σύσκεψη και πόσο χρόνο θα διαρκέσει και παρέχει μια σύντομη περίληψη της ημερήσιας διάταξης.
  • Διακοπές. Ξεκινήστε τη συνάντηση αναφέροντας τους βασικούς κανόνες για τη συνάντηση και τι μπορεί να είναι ενοχλητικό.
  Δεν πρόκειται να διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να περιηγείστε στο Smartphone σας, να εργάζεστε με άλλες αποστολές κ.λπ.
  • Φρένα. Εάν η συνάντηση διαρκεί περισσότερο από 45 λεπτά, κάντε ένα διάλειμμα για να επιτρέψετε στους ανθρώπους να τεντώσουν τα πόδια τους για 10-15 λεπτά πριν συνεχίσετε.
  • Φτάνω σε συμφωνία. Πριν προχωρήσετε σε ένα νέο στοιχείο, ελέγξτε με τους διάφορους συμμετέχοντες να δουν αν κάποιος θέλει να πει τίποτα. Αυτό κάνει όλους να αισθάνονται εμπλεκόμενοι.
  • Δυναμική. Διαχειριστείτε και εξετάστε τη δυναμική της ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι παίρνουν λόγο στο θέμα που συζητείται, αντιμετωπίζετε τις συγκρούσεις.
  • Εξηγήστε. Αν κάτι συμβαίνει στο δωμάτιο (που θα μπορούσε να γελάσει), εξηγήστε τι συμβαίνει σε όποιον συμμετέχει μέσω τηλεφώνου για να εξασφαλίσει ότι όλοι αισθάνεται ότι συμπεριλαμβάνονται.
  • Ώρα για ερωτήσεις. Αφιερώστε χρόνο για να αντιμετωπίσετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.
  • Νέα συνάντηση. Εάν υπάρχουν θέματα που πρέπει να ακολουθηθούν, συμφωνήστε χρόνο για την επόμενη συνεδρίαση.

Μετά τη συνάντηση (Εάν προεδρεύει σε συνάντηση)

• Παρακολουθήστε και ακολουθήστε. Συγκεντρώστε, παρακολουθήστε και στείλτε τις σημειώσεις της συνάντησης αμέσως μετά τη συνάντηση. Ορίστε προθεσμίες και ενημερώστε όλοι ποιος είναι υπεύθυνος για το τι.

Για όσους συμμετέχουν σε μια συνάντηση (σε απομακρυσμένη τοποθεσία)

• Ειρήνη και ηρεμία. Προσπαθήστε να βρείτε ένα ήσυχο μέρος για να καθίσετε όσο το δυνατόν.
• Πάρκο στάθμευσης. Εάν συμμετέχετε από το αυτοκίνητό σας, σταθμεύστε με ασφάλεια, π.χ. σε πάρκινγκ, πριν μπείτε στη συνάντηση.
• Απενεργοποιήστε το μικρόφωνο. Αν κάθονται κάπου με πολύ θόρυβο στο περιβάλλον, π.χ. σε ένα αεροδρόμιο ή σε ένα αυτοκίνητο ή καφέ, απενεργοποιήστε το μικρόφωνο όταν δεν μιλάτε.
• Να είστε έτοιμοι σε αρκετό χρόνο. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε εγκαίρως για τη συνάντηση για να δώσετε στον εαυτό σας την ευκαιρία να συνομιλήσετε με άλλους συμμετέχοντες πριν ξεκινήσει η σύσκεψη (όπως θα συνέβαιναν όλοι οι άνθρωποι σε μια αίθουσα συνεδριάσεων).
• Συστήσου. Αν έχετε κάτι να πείτε, βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι αναγνωρίζουν τη φωνή σας εισάγοντας τον εαυτό σας πρώτα.
• Να ενημερώνετε τους ανθρώπους. Εάν αποσυνδεθείτε (κακή λήψη, κλπ.), Καλέστε αμέσως και, σε μια κατάλληλη στιγμή, αφήστε τους άλλους συμμετέχοντες να γνωρίζουν ότι έχετε παραμείνει για λίγο.
• Συγκεντρώνω. Επικεντρωθείτε στη συνάντηση. Μην διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κάνετε άλλα πράγματα κατά τη διάρκεια της συνάντησης.