Επιλέγοντας το κατάλληλο εργαλείο online συνεργασίας για την εργασία

Υπάρχουν ατελείωτα οφέλη στη λήψη μιας συνεργατικής προσέγγισης για την επίτευξη των στόχων. Η συνεργασία αξιοποιεί τη δύναμη των διαφόρων προοπτικών για να μετατρέψει τις καλές ιδέες σε μεγάλες. Είναι επίσης έξυπνος τρόπος να καλλιεργηθεί η συντροφικότητα και να οικοδομηθούν σχέσεις μεταξύ των ομάδων, καθώς η διαδικασία συνεργασίας ενθαρρύνει τους ανθρώπους να ενώσουν τις δυνάμεις τους για να επιτύχουν έναν κοινό στόχο. Ευτυχώς, η τεχνολογία μας έχει προικίσει με διάφορους τρόπους να συνεργαστούμε με ανθρώπους μέσα και έξω από το γραφείο. Ωστόσο, γνωρίζοντας ποιο εργαλείο να χρησιμοποιήσετε όταν μπορεί να είναι δύσκολο, γι 'αυτό έχουμε συγκεντρώσει τα τρία πιο δημοφιλή εργαλεία online συνεργασίας σήμερα και διερευνήσαμε τα οφέλη και τις καλύτερες περιπτώσεις χρήσης για καθένα από αυτά.

Οφέλη από τη συνεργασία βίντεο

Προσβάσιμοι και προσιτοί: Λιγότερο από μια δεκαετία πριν, οι άνθρωποι παγιδεύτηκαν από τα περίπλοκα και ακριβά συστήματα κληρονομιάς των τηλεδιασκέψεων που υποσχέθηκαν πολλά, αλλά ήταν δύσκολο να χρησιμοποιηθούν. Γρήγορα προς τα εμπρός μέχρι σήμερα και μπορείτε να πάρετε μια εξαιρετικά κομψή, φιλική προς το χρήστη μονάδα τηλεδιάσκεψης (όπως το Tenveo) με βίντεο και ήχου HD για ονομαστική τιμή, πράγμα που καθιστά αυτό το εργαλείο απαραίτητο καθώς είναι παντού.

Σύνδεση: Η συνεργασία με βίντεο δημιουργεί την προσωπική σύνδεση μεταξύ των συμμετεχόντων, η οποία είναι επιτακτική ανάγκη να αισθάνεστε σαν μέρος μιας ομάδας. Δεδομένου ότι η απομακρυσμένη εργασία προβλέπεται να αυξηθεί, το βίντεο προσφέρει έναν ανεκτίμητο τρόπο για την οικοδόμηση και διατήρηση προσωπικών και παραγωγικών συνεργατικών σχέσεων.

Μειωμένος κίνδυνος κακοδιοίκησης: Περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο σύγχρονο εργαλείο συνεργασίας, το βίντεο εξαλείφει τους κινδύνους κακής επικοινωνίας επιτρέποντας στους ανθρώπους να γίνονται αντιληπτές, να ακούν και να κατανοούνται. Επιπλέον, οι συμμετέχοντες μπορούν να ερμηνεύουν τις εκφράσεις του προσώπου και τη γλώσσα του σώματος και να ανταποκρίνονται κατάλληλα.

Βελτιωμένη ταχύτητα: Το βίντεο αυξάνει την ταχύτητα συνεργασίας, επιτρέποντας στους ανθρώπους να συμμετέχουν στις ανταλλαγές ταχείας πυρκαγιάς που συμβαίνουν οργανικά κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας ή μιας συνάντησης προβληματισμού. Εξαλείφει επίσης τον χρόνο που χάσατε για την πληκτρολόγηση μεγάλων μηνυμάτων που θα μπορούσαν να γίνουν σημεία αμφισβήτησης από τη στιγμή που κάποιος χτυπά εισέρχεται.

Show & Tell: Η κοινή χρήση εγγράφων, γραφικών και άλλων μέσω της κοινής χρήσης της οθόνης βίντεο είναι γρήγορη και απλή. Επιτρέπει επίσης σε όλους να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και γρήγορα να κατανοούν ακριβώς τι σημαίνει το πρόσωπο που μοιράζεται τις πληροφορίες.

Χρήση περιπτώσεων: Το βίντεο είναι ιδανικό για συνεργατικές προσπάθειες που επωφελούνται από την ενέργεια της άμεσης εισόδου στην ομάδα, όπως: brainstorms. Ανασκοπήσεις και ενημερώσεις έργων. Κατάρτιση και εκπαίδευση · Γενικές και εις βάθος συζητήσεις · Ανάλυση λύσεων κ.λπ.

Οφέλη από τη συνεργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Singular: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο για συνεργασίες one-on-one που δεν απαιτούν άμεσες επαφές ή άμεσα σχόλια. Δεν είναι ποτέ καλή ιδέα να προσθέσετε πολλούς ανθρώπους σε μια συνεργασία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή ο όγκος των απαντήσεων μπορεί να πνίξει τα εισερχόμενα του συμμετέχοντα και να τους προκαλέσει να χαθούν στο μονοπάτι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα εγκαταλείψουν εντελώς. Είναι ενδιαφέρον το γεγονός ότι το θέμα αυτό έφερε στο φως την ιδέα της χρήσης πλατφόρμων ανταλλαγής μηνυμάτων αντί του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρόλο που μετά την εξάντληση των πλατφορμών ανταλλαγής μηνυμάτων, οι άνθρωποι συνειδητοποίησαν ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να έχει έγκυρη θέση στο οπλοστάσιό τους για εργαλεία συνεργασίας στο διαδίκτυο.

Χρονισμός: Όταν ένα άτομο βρίσκεται σε μια μακρινή ζώνη ώρας (δηλαδή +/- 12 ώρες από τη ζώνη ώρας) και ο προγραμματισμός μιας συνεργασίας βίντεο αποδείχθηκε δύσκολο, τότε μπορεί να θέλετε να προσπαθήσετε να συμμετάσχετε στη συνεργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν προσπαθείτε να συνεργαστείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πάρτε επιπλέον χρόνο για να περιγράψετε τη διαδικασία στα άτομα έτσι ώστε να είναι εύκολη η κατανόηση και η παρακολούθησή τους, αλλά κρατήστε την επικοινωνία σύντομη. Για παράδειγμα, ενημερώστε τους συμμετέχοντες σε όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια ποιος είναι ο στόχος της συνεργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πώς θα θέλατε να λάβετε απαντήσεις (δηλ. Τρεις κορυφαίες ιδέες) και τις ημερομηνίες που θα πρέπει να απαντήσετε.

Αρχειοθέτηση: Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν σήμερα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους ως αρχειοθήκη για συνεργάσιμα έγγραφα. Για παράδειγμα, μετά από μια συνεργασία βίντεο, μπορεί να είναι χρήσιμο τα μέλη της ομάδας να λάβουν ένα αντίγραφο των μεμονωμένων εγγράφων που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνόδου.

Χρήση υποθέσεων: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια καλή επιλογή για συνεργατικές διαδικασίες που επωφελούνται από την παροχή γραπτών πληροφοριών, όπως εμπιστευτικές κριτικές. Ιδέες κριτικές? Και άλλες σύντομες και άμεσες μορφές συνεργασίας.

Οφέλη από τις πλατφόρμες μηνυμάτων

Εύρος: Οι πλατφόρμες μηνυμάτων όπως το Slack και το Asana χρησιμοποιούνται καλύτερα για σύντομες και άτυπες μορφές συνεργασιών που δεν είναι ούτε ευαίσθητες στο χρόνο ούτε χρειάζονται άμεση ανταπόκριση. Λόγω της ευκολίας απόσπασης μηνυμάτων, ορισμένοι άνθρωποι αποτυγχάνουν πραγματικά με το σκοπό του εργαλείου, τοποθετώντας πάρα πολύ συχνά, πηγαίνοντας σε πολύ λεπτομέρειες, κλπ. Εάν χρησιμοποιείτε μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων για να οδηγήσετε μια γρήγορη συνεργασία, φροντίστε να παρακολουθείτε τις αναρτήσεις και να κάνετε ανακατεύθυνση Οι άνθρωποι που αποτολμούν από την συνομιλία με την πλήρη συζήτηση για να κρατήσουν αυτές τις σκέψεις μέχρι όλοι να μπορούν να συναντηθούν πρόσωπο με πρόσωπο, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω βίντεο.

Ανωνυμία: Η διεξαγωγή συνεργατικών προσπαθειών που επιτρέπουν σε όλους να μιλήσουν χωρίς να φοβούνται να αποξενώσουν τους συναδέλφους τους μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά αυτός είναι ένας τομέας όπου οι πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων μπορούν να βοηθήσουν, δεδομένου ότι οι διαχειριστές καναλιών μπορούν να επιτρέψουν στους χρήστες να υποβάλλουν απαντήσεις, ερωτήσεις και σχόλια ανώνυμα. Κάποιοι συνεργάτες προτιμούν να χρησιμοποιούν πλατφόρμες μηνυμάτων κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης για να ψηφίσουν τις ιδέες πάνω ή κάτω.

Κοινή χρήση αρχείων: Οι πλατφόρμες μηνυμάτων είναι εξαιρετικές για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες σε μια ομαδική συνεργασία έχουν πρόσβαση σε όλα τα βασικά έγγραφα όπως εικόνες, αρχεία PDF, υπολογιστικά φύλλα κ.λπ.

Χρήση περιπτώσεων: Οι καλύτερες περιπτώσεις συνεργατικής χρήσης για πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων περιλαμβάνουν δημοσκοπήσεις, ερωτήσεις, έρευνες, διευκρινίσεις, ενημερώσεις και άλλες γρήγορες πληροφορίες που δεν απαιτούν μεγαλύτερη συζήτηση ή συνάντηση.

Ολοι μαζί τώρα

Τώρα που ξέρετε ποιοι τύποι συνεργασιών εξυπηρετούνται καλύτερα με ποια εργαλεία, μπορείτε να αναμίξετε, να ταιριάξετε ή να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό και των τριών για την επόμενη συνεργασία της ομάδας σας. Εάν δεν έχετε προσθέσει σύγχρονη τηλεδιάσκεψη στις συνεργατικές σας προσπάθειες, το χρωστάτε στον εαυτό σας για να δώσετε στον Tenveo ένα στροβιλισμό. Ένα εργαλείο για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και την αύξηση της παραγωγικότητας, το Tenveo είναι μια ελαφριά συσκευή τηλεδιάσκεψης all-in-one που κάνει συναρπαστικά με τους ανθρώπους και μοιράζεται οθόνες και ιδέες με μια ζωντανή και συναρπαστική εμπειρία - κάθε φορά. Διαθέτοντας HD video και ήχο και ευρυγώνιο φακό που καταγράφει τις λεπτές (και μαζικά σημαντικές) αποχρώσεις της επικοινωνίας, το Tenveo είναι ένα εργαλείο που προσφέρει στις συνεργασίες της ομάδας σας ένα πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Δείτε περισσότερα στο: www.tenveo-video-conference.com