Πώς να αποφύγετε εφιάλτες τηλεδιάσκεψης

Η τηλεδιάσκεψη είναι ένας αποτελεσματικός και οικονομικός τρόπος να παραμείνετε σε επαφή με τους υπαλλήλους και τους πελάτες σας, αλλά υπάρχουν κάποιες παγίδες που πρέπει να αποφύγετε.

Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο βρίσκεστε, πιθανότατα έχετε βιώσει τουλάχιστον μερικές κλήσεις τηλεδιάσκεψης. Ενώ αυτές οι κλήσεις απαιτούν λίγο περισσότερο εξοπλισμό από την ηχοδιάσκεψη, καλύπτουν την ανάγκη για πρόσωπο με πρόσωπο χρόνο που δεν μπορεί να επιτευχθεί χωρίς τις προσωπικές συγκεντρώσεις. Στην πραγματικότητα, η δημοτικότητα των τηλεδιασκέψεων έχει εξαντληθεί τα τελευταία χρόνια και αυτό οφείλεται σε διάφορους λόγους.

Πρώτον, η τηλεδιάσκεψη εξοικονομεί χρόνο και χρήμα. Σύμφωνα με μια μελέτη της PGi, οι εταιρείες που χρησιμοποιούν τακτικά τηλεδιασκέψεις βρίσκουν μείωση κατά 30% στο κόστος ταξιδιών συνολικά, το οποίο περιλαμβάνει ξενοδοχεία, αεροπορικά εισιτήρια, καύσιμα, ταξί, ενοικιάσεις αυτοκινήτων και επιχορηγήσεις για φαγητό. Επιπλέον, η τηλεδιάσκεψη μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα. Ένα άλλο πλεονέκτημα της τηλεδιάσκεψης είναι ότι φέρνει την αίσθηση της ενότητας μεταξύ των διάσπαρτων εργαζομένων που τηλεμεταφέρουν ή εργάζονται σε διαφορετικές πόλεις. Μερικές φορές χρειάζεστε μόνο μια προσωπική συνάντηση.

Αλλά η τηλεδιάσκεψη έρχεται και με τις προκλήσεις της. Έχετε ποτέ συμμετάσχει σε μια κλήση που ήταν τόσο κακώς οργανωμένη, ή είχε τόσα πολλά τεχνολογικά έπαθλα, που ένιωθε σαν χάσιμο χρόνου; Οι περισσότεροι άνθρωποι πιθανώς έχουν. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να κάνετε ό, τι μπορείτε για να αποφύγετε τους επόμενους εφιάλτες τηλεδιάσκεψης, είτε είστε ο οικοδεσπότης είτε συμμετέχων.

Θόρυβος φόντου. Ένα μεγάλο πλεονέκτημα της τηλεδιάσκεψης είναι ότι σας επιτρέπει να εργάζεστε από οπουδήποτε, ακόμα και το σπίτι σας. Αλλά θυμηθείτε, ο στόχος σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικός. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εξαλείψετε τυχόν εξωτερικούς θορύβους, συμπεριλαμβανομένου του φλοιού σκυλιών και των κραυγών των παιδιών. Κλείστε τον εαυτό σας σε ένα ήσυχο δωμάτιο χωρίς περισπασμούς. Εάν ξέρετε ότι θα έχετε μια σημαντική κλήση, στείλτε τα παιδιά στη γιαγιά και κλείστε τα σκυλιά σε ένα άλλο δωμάτιο.

Αμέριστες περισπασμούς. Μην είστε «εκείνο το άτομο» που ξεχνάει τον εαυτό του να σβήνει τον εαυτό του όταν μιλάει με άλλους στο δωμάτιο, απαντώντας σε άλλο τηλεφώνημα ή σε γλύφισμα, παραγγέλνοντας ένα φλιτζάνι καφέ. Εάν πρέπει να απομακρυνθείτε από την κλήση, σβήστε τον εαυτό σας ανεξάρτητα από τον λόγο.

Μιμητές συνομιλίες. Από την άλλη πλευρά, μην ξεχάσετε να ξεκουμπήσετε τον εαυτό σας όταν είναι η σειρά σας να μιλήσετε. Ποιος ξέρει πόσα αμέτρητα λεπτά και ώρες χάθηκαν στη ζωή μας χάρη στην τυχαία σίγαση!

Απότομη σύνδεση. Δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό από το ξεκίνημα μιας κλήσης βίντεο. Όχι μόνο σας λείπουν τμήματα της συνάντησης, αλλά χάνετε χρόνο και ενέργεια προσπαθώντας να επανέλθετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σταθερή σύνδεση στο Διαδίκτυο από όπου και αν εργάζεστε και ξέρετε πώς να την επανεκκινήσετε αν βγει. Επίσης, έχετε μια εφεδρική πηγή για σύνδεση αν είναι δυνατόν. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει μια εφαρμογή για το πρόγραμμα τηλεδιάσκεψης σας, εγκαταστήστε το στο έξυπνο τηλέφωνό σας και μάθετε πώς να το χρησιμοποιήσετε, αν χρειαστεί.

Στατική ή παρεμβολές. Δεν είναι δροσερό όταν κάποιος χάνει κάθε άλλη λέξη που λέτε (ή αντίστροφα). Μερικές φορές η τεχνολογία είναι απλώς ένα θηρίο και δεν υπάρχει τρόπος να το αποτρέψουμε. Αλλά ένας τρόπος να μειωθεί η πιθανότητα στατικών ή παρεμβολών είναι για όλους τους συμμετέχοντες να σβήσουν τα τηλέφωνά τους αν δεν μιλούν.

Άγνωστο ηχείο. Όταν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι στη γραμμή, μπορεί να είναι δύσκολο να θυμηθεί κανείς ποιος είναι ποιος. Ακόμα κι αν το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε σας ταυτοποιεί, δηλώστε το όνομά σας και το τμήμα πριν λέτε κάτι σημαντικό. Αυτό θα βοηθήσει εκείνους που δεν γνωρίζετε καλά να προσανατολίζονται προτού να πείτε μια λέξη.

Echo κεντρικό. Μερικές φορές υπάρχει μια ανεξήγητη ηχώ σε μια κλήση βίντεο. Εάν συμβεί αυτό, προσπαθήστε να το περιορίσετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή να ζητήσετε από όλους να επανέλθουν. Εάν αυτό δεν λύσει το πρόβλημα, ετοιμαστείτε με μια άλλη γέφυρα ή γραμμή για να συμμετάσχουν οι άνθρωποι.

Εκτός από αυτούς τους εφιάλτες τηλεδιάσκεψης, εδώ είναι μερικές συμβουλές για βέλτιστες πρακτικές κατά την προετοιμασία για μια βιντεοκλήση:

Εάν διοργανώνετε μια συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά απαραίτητο. Σχεδόν όλοι μας κλείσαμε από μια κλήση και σκεφτήκαμε "καλά, αυτό θα μπορούσε να επιτευχθεί με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο!" Βοηθήστε τους συμμετέχοντες να παραμείνουν στην εργασία με μια σαφή και λεπτομερή ατζέντα Φροντίστε να αφήσετε χρόνο στο τέλος για ερωτήσεις.

Να είστε άνετοι με την τεχνολογία τηλεδιάσκεψης πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Μην περιμένετε μέχρι πέντε λεπτά πριν ξεκινήσει η κλήση για να συνδεθείτε για πρώτη φορά. Εάν είστε ο οικοδεσπότης του συνεδρίου, εκτελέστε μια δοκιμή εκ των προτέρων. Ζητήστε από έναν υπάλληλο να συμμετάσχει στην πρακτική συνάντησή σας, ώστε να μπορέσετε να αποκτήσετε πρόσβαση στην κοινή χρήση οθόνης, να σβήσετε και να αφαιρέσετε τους συμμετέχοντες και πολλά άλλα.

Χρησιμοποιήστε αρκετό φωτισμό. Δεν έχει σημασία πού βρίσκεστε κατά τη διάρκεια της συνάντησης, το γραφείο, το σπίτι σας, κ.λπ., βεβαιωθείτε ότι υπάρχει επαρκής φωτισμός ώστε άλλοι να μπορούν να δουν το πρόσωπό σας. Μην αφήνετε τον εαυτό σας να οπίσθια ή το πρόσωπό σας να φαίνεται σκοτεινό. Αντ 'αυτού, βεβαιωθείτε ότι το φως προέρχεται από μπροστά σας ή από την πλευρά.

Βεβαιωθείτε ότι το φόντο δεν αποσπά την προσοχή. Δεν είναι πολύ επαγγελματικό να έχετε ένα σωρό πλυντηρίων ή τα παιχνίδια των παιδιών σας διάσπαρτα πίσω σας. Αντ 'αυτού, πηγαίνετε για απλά και απλά. Ντύσου κατάλληλα. Εξακολουθείτε να είστε επαγγελματίας, οπότε αν δεν πρόκειται για ηχητική διάσκεψη, δώστε προσοχή στα μαλλιά, το μακιγιάζ και τα ρούχα σας. Συγκεκριμένα, φορέστε σβησμένα, ουδέτερα ή παστέλ χρώματα. Δεν υπάρχουν λωρίδες, κουκίδες, κουτάλες ή οτιδήποτε άλλο που θα μπορούσε να αποσπάσει την προσοχή στην οθόνη. Κρατήστε την κάμερά σας στο επίπεδο των ματιών ή λίγο ψηλότερα. Παράξενες γωνίες είναι επίσης αποσπούν την προσοχή. Σκεφθείτε να αγοράσετε ένα καλό μικρόφωνο, ειδικά αν κάνετε πολλές κλήσεις βίντεο. Ένα εξωτερικό μικρόφωνο USB είναι μια μεγάλη επιλογή. Μείνετε επικεντρωμένοι στην κλήση. Θυμηθείτε, οι άνθρωποι μπορούν να σας δουν έτσι μην προσπαθήσετε να κάνετε πολλαπλές εργασίες κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης. Κοιτάξτε τη φωτογραφική μηχανή. Πολλοί άνθρωποι κοιτάζουν την εικόνα τους στην οθόνη, αλλά αυτό το κάνει να εμφανίζεται (σε όλους τους άλλους) σαν να βλέπετε προς τα κάτω. Δεν θα συναντήσετε επαγγελματικά και ειλικρινά όσα θέλετε να είστε. Θυμηθείτε, η τηλεδιάσκεψη είναι ακριβώς όπως οποιαδήποτε τεχνολογία, δεδομένου ότι υπάρχουν πολλά οφέλη καθώς και προκλήσεις. Ευτυχώς, πολλές από αυτές τις προκλήσεις μπορούν να αποφευχθούν με λίγη γνώση, αντιμετώπιση προβλημάτων και υπομονή. Έτσι ετοιμαστείτε και βουτήξτε στην επόμενη online τηλεδιάσκεψη σας με ευκολία. Φώτα, κάμερα, δράση!

Δείτε περισσότερα στο: www.tenveo-video-conference.com

Τηλ: +8613657740706

Whatsapp: +8613657740706

Skype: sfairaxdon

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706

Facebook: Ρέιτσελ Λιάνγκ

Linkedin: Rachel 梁 枫 悦

Twitter: TenveoTenveo

Email: Rachel.liang@tenveo.com

Ιστοσελίδα: http: // www.tenveo-video-conference.com /

Κατάστημα Aliexpress: https://tenveo.aliexpress.com/

Προσθέστε: Room511-514, Fengtian Νέο κτίριο τεχνολογίας, North Xuegang Road, Longhua dist. Shenzhen.CN.