9 Συμβουλές για αποτελεσματικές συναντήσεις στο διαδίκτυο

Πρόσφατα γράψαμε ένα δημοφιλές άρθρο σχετικά με το πώς θα έχουμε αποτελεσματικές συναντήσεις. Μερικοί άνθρωποι επεσήμαναν ότι οι ηλεκτρονικές συναντήσεις απαιτούν ένα ειδικό σύνολο δεξιοτήτων και μπορεί να είναι δύσκολο να ακολουθήσετε τις ίδιες συμβουλές που δώσαμε για προσωπικές συναντήσεις. Με τόσους πολλούς ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι, φαινόταν καλή ιδέα να απευθυνθούμε σε αυτές τις συνεδριάσεις. Δεδομένου ότι εργάζομαι κυρίως από το σπίτι, ένα καλό ποσοστό των συναντήσεων μου γίνεται με τηλεδιάσκεψη και κοινή χρήση οθόνης. Αφού κάνατε αυτό εδώ και αρκετά χρόνια, εδώ είναι μερικές από τις κορυφαίες συμβουλές που θα προσέφερα στους ανθρώπους που αρχίζουν να κάνουν online συναντήσεις.

1. Μείνετε συγκεντρωμένοι

Είναι εύκολο να αποστασιοποιηθεί ή να προσπαθήσετε να κάνετε πολλαπλές εργασίες όταν βρίσκεστε σε ηλεκτρονική συνάντηση. Μην το κάνετε αυτό. Ειδικά αν είστε στο βίντεο, μείνετε επικεντρωμένοι στη συνάντηση και μην αφήνετε το σκυλί ή τα παιδιά σας να έρχονται στο γραφείο ή να εμφανίζονται στην κάμερα. Εάν βρίσκεστε φυσικά σε μια συνάντηση, η παρουσία σας σας δίνει ορισμένα σημεία για προσοχή, ακόμη και αν ντύνεστε ή κοιτάζετε έξω από το παράθυρο. Με μια σε απευθείας σύνδεση συνάντηση, ακόμη και μια πολύ μικρή ποσότητα απόσπασης της προσοχής σας μπορεί να σας κάνει να μοιάζετε ότι δεν δίνετε καμία προσοχή καθόλου.

Έκανα τηλεδιασκέψεις όπου ένα άτομο παρέμενε συνεχώς διακοπτόμενο ή αποσυνδεδεμένο από άλλα τηλεφωνήματα κλπ. Σε μια τηλεδιάσκεψη, συναντάται ως 10 φορές περισσότερο αντιεπαγγελματική απ 'ό, τι αυτοπροσώπως.

2. Αποκτήστε την κατάλληλη τεχνολογία

Ας υποθέσουμε ότι η τεχνολογία θα αποτελέσει πρόβλημα και θα σας δώσει πολλές επιλογές και αρκετό χρόνο για να κάνετε τα πάντα σωστά. Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να εξετάσετε:

Επανεκκινήστε τον υπολογιστή σας μπροστά από το χρόνο. Αν χρειάζεστε περιστασιακά την επανεκκίνηση του υπολογιστή σας, για να μην καταστραφεί, κάντε αυτό πριν από τη συνάντηση. Δεν θέλετε να αναγκάσετε τον καθένα να περιμένει ενώ κάνετε επανεκκίνηση του μηχανήματός σας.

Συνδεθείτε 10 με 15 λεπτά νωρίτερα. Αν υπάρχουν ζητήματα, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε σχετικά με αυτά πριν από καιρό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα web conferencing που γνωρίζετε. Μπορεί να υπάρχει μια μικρή καμπύλη εκμάθησης και μπορεί να υπάρχουν κάποια εργαλεία που πρέπει να ληφθούν και να εγκατασταθούν.

Έχετε διαθέσιμες εναλλακτικές πληροφορίες σύνδεσης. Πολλές λύσεις web conferencing σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε ήχο στον υπολογιστή σας ή μέσω του τηλεφώνου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να συνδεθείτε με τους δύο τρόπους. Εάν τα προβλήματα σύνδεσης καθιστούν την εικόνα του βίντεο λίγο χαλαρή, δεν είναι μεγάλη υπόθεση, αλλά αν οι άνθρωποι δεν μπορούν να καταλάβουν τι λέτε, δεν θα είστε σε θέση να συνεισφέρετε.

Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας στο διαδίκτυο δεν είναι κορεσμένη. Μην επιχειρήσετε να πραγματοποιήσετε μια τηλεδιάσκεψη ενώ κάποιος άλλος προσπαθεί να μεταφορτώσει ένα ολόκληρο DVD δεδομένων. Στα περισσότερα μέρη, η ταχύτητα φόρτωσης είναι η συμφόρηση, αλλά λειτουργεί και με τους δύο τρόπους. Η φωνή είναι ιδιαίτερα ευαίσθητη στην ταχύτητα της σύνδεσής σας, οπότε αν έχετε προβλήματα, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ένα τηλέφωνο για τη φωνητική σύνδεση, ώστε, τουλάχιστον, να ακούτε και να ακούτε σαφώς.

Έχετε μια εφεδρική σύνδεση στην οποία μπορείτε εύκολα να μεταβείτε. Εάν κάνετε πολλά video conferencing από το σπίτι, αξίζει τον κόπο να έχει μια εφεδρική σύνδεση στο internet. Σε πολλά μέρη, μπορείτε να πάρετε μια γραμμή DSL για $ 15 έως $ 30 το μήνα. Ωστόσο, είναι χρήσιμο μόνο αν ξέρετε πώς να το μεταβείτε σε αυτό γρήγορα σε περίπτωση που κάτι πάει κάτω.

Τερματίστε άλλα προγράμματα. Μην προσπαθήσετε να κάνετε μια τηλεδιάσκεψη ενώ η εφαρμογή επεξεργασίας βίντεο ή μια δέσμη των τεράστιων αρχείων του Photoshop είναι ανοιχτά. Κλείστε τα προγράμματα που δεν χρειάζεστε. Αυτό θα μειώσει την πιθανότητα να καταρρεύσει ο υπολογιστής σας και να αυξήσει τους διαθέσιμους πόρους για τη διάσκεψη βίντεο.

Χρησιμοποιήστε ένα UPS. Δεν θέλετε να χτυπηθείτε εκτός σύνδεσης, εάν η ισχύς σβήσει και επανενεργοποιηθεί. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολόκληρη την αλυσίδα επικοινωνίας σας συνδεδεμένη με την ασφάλεια της μπαταρίας. Εάν ο υπολογιστής σας βρίσκεται σε κατάσταση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας της μπαταρίας, αλλά το καλωδιακό μόντεμ σας δεν είναι, εξακολουθείτε να έχετε έναν αδύναμο σύνδεσμο εάν η ισχύς σβήσει.

3. Συνέχεια με μια περίληψη e-mail

Σε μια πραγματική συνάντηση, κάποια από τα πολύτιμα μέρη συμβαίνουν μετά τη λήξη της συνάντησης. Οι άνθρωποι μιλάνε για το τι πρόκειται να κάνουν, να διευκρινίσουν τις δεσμεύσεις κ.λπ. Προσπαθήστε να αναδημιουργήσετε αυτό, αν μπορείτε. Αποστέλλοντας μια περίληψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις αποφάσεις που ελήφθησαν και ποιος έχει δεσμευτεί σε αυτό που θα βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν παρεξηγήσεις και να βοηθήσετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο που ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει.

4. Προσπαθήστε ευγενικά

Όπως επισημαίνει ο Brian, ο ισχυρισμός μπορεί να είναι καλός για συναντήσεις, αλλά δεν μπορείτε να υποστηρίξετε τον ίδιο τρόπο σε μια τηλεδιάσκεψη όπως μπορείτε προσωπικά χωρίς να γίνεστε τρελός. Θα πρέπει να υποστηρίξετε. Όπως είπαμε, το σημαντικότερο μέρος μιας συνάντησης λειτουργεί μέσω διαφωνιών και συσχέτισης ιδεών. Ακόμα, πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί για να είστε ευγενικοί, επειδή είστε σε μειονεκτική θέση όταν πρόκειται για μη λεκτική επικοινωνία. Η γλώσσα του σώματος και η στάση σας δεν πρόκειται να μεταδοθούν και μέσω της βιντεοκάμερας όπως κάνουν αυτοπροσώπως, οπότε ο τρόπος που λέτε τα πράγματα γίνεται πολύ πιο σημαντικός.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να υποστηρίξετε ευγενικά:

Δηλώστε τη θέση του άλλου ατόμου με ενσυναίσθηση. Αυτό σας δείχνει ότι καταλαβαίνετε τι έλεγαν. Προσθέτοντας φράσεις όπως "βλέπω γιατί νομίζετε ότι αυτό είναι σημαντικό" και "μπορώ να δω την αξία σε αυτό από την προοπτική XYZ." Εμφάνιση που καταλαβαίνετε τη θέση κάποιου και τη σημασία της θέσης τους είναι ένας πολύτιμος τρόπος να τους κατανοήσουν Άποψη, επειδή τους εμποδίζει να είναι αμυντικοί.

Μείνετε επικεντρωμένοι στο θέμα - όχι στους ανθρώπους. Να είστε πολύ προσεκτικοί ώστε να μην κάνετε τίποτα που θα έμοιαζε με προσωπική επίθεση.

Περιμένετε να δηλώσετε τη θέση σας. Μην αρχίζετε να μιλάτε με μια μισή διατύπωση. Δεν είναι παράλογο να γράψετε μερικές λέξεις που περιγράφουν το επιχείρημά σας προτού αρχίσετε να μιλάτε. Θυμηθείτε, είστε σε μειονεκτική θέση σε μη λεκτική επικοινωνία, οπότε η λεκτική επικοινωνία σας πρέπει να είναι ξεκάθαρη και εξαιρετικά πειστική.

Αντιμετωπίστε οποιαδήποτε εχθρότητα, ακόμη και αν είναι ελάσσονος σημασίας. Λέγοντας πράγματα όπως "ξέρω ότι αισθάνεστε έντονα γι 'αυτό και εκτιμώ το πάθος σας" μπορεί να βοηθήσει να κρατηθούν τα πράγματα επικεντρωμένα στις ιδέες και να βοηθήσει διάχυτη εχθρότητα μεταξύ των ατόμων.

Σχεδιάστε μπροστά. Αν γνωρίζετε ότι κάποια συζήτηση είναι πιθανό να γίνει αμφισβητήσιμη, προγραμματίστε το μέλλον. Αν γνωρίζετε ότι ο Joe μπορεί να θυμώνει την ιδέα σας, αλλά η Susan την υποστηρίζει, μιλήστε με τη Susan μπροστά από το χρόνο. Ίσως να μπορείτε να παρουσιάσετε και τα δύο μέρη της θέσης σας, έτσι ώστε ο Joe να μην επικεντρώνεται σε ένα άτομο. Ίσως η Σούζαν να παρουσιάσει την ιδέα επειδή έχει καλύτερη σχέση συνεργασίας με τον Joe και θα είναι στο ίδιο δωμάτιο μαζί του, οπότε δεν βρίσκεται στο μη λεκτικό μειονέκτημα της επικοινωνίας.

Παρακολουθήστε με άτομα στο τηλέφωνο. Μια γρήγορη τηλεφωνική κλήση σε λίγους ανθρώπους μετά τη συνάντηση μπορεί να είναι πολύτιμη για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σκληρά συναισθήματα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αναπαραγωγή μερικών από τις αλληλεπιδράσεις που συμβαίνουν μετά από μια προσωπική συνάντηση, καθώς οι άνθρωποι επιστρέφουν στα γραφεία τους.

5. Ελάτε προετοιμασμένοι

Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα πάντα προετοιμασμένοι πριν από τη συνάντηση. Η τηλεδιάσκεψη θα τείνει να μεγεθύνει κάθε έλλειψη προετοιμασίας από την πλευρά σας, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε οποιαδήποτε τεκμηρίωση ή αρχεία όπου μπορείτε εύκολα να τα πάρετε χωρίς να χρειάζεται να κοιτάξετε γύρω. Στην πραγματική ζωή, η κλίση σας για να κοιτάξετε στο χαρτοφύλακά σας μπορεί να μην είναι μεγάλη υπόθεση, αλλά αν εξαφανιστείτε από την οθόνη για να πάρετε κάτι, μπορεί να σας κάνει να φανείτε σαν να μην κάνετε την προετοιμασία εργασίας σας. Τις περισσότερες φορές, δεν θέλετε να εξαφανιστούν από την οθόνη αν μπορείτε να το βοηθήσετε.

6. Ελέγξτε την κάμερα

Τα καλύτερα συστήματα τηλεδιάσκεψης σας επιτρέπουν να κοιτάξετε τους ανθρώπους κοιτάζοντας απευθείας στην κάμερα. Δοκιμάστε να τοποθετήσετε τη βιντεοκάμερα σας έχοντας αυτό κατά νου. Εάν κοιτάζετε προς τα αριστερά στην εικόνα άλλων ανθρώπων και η βιντεοκάμερα είναι στα δεξιά, φαίνεται ότι κοιτάζετε απλά στο πλάι. Εάν δεν μπορείτε να δείτε και τα δύο, είναι συνήθως μια καλή ιδέα να κοιτάξετε τη φωτογραφική μηχανή σας, για να δώσετε σε όλους την άλλη επαφή με τα μάτια. Αν η οθόνη σας δείχνει μια προεπισκόπηση της εικόνας σας, προσπαθήστε να τοποθετήσετε την κάμερα και το παράθυρο έτσι ώστε να φαίνεται ότι κοιτάτε τον εαυτό σας στο μάτι.

7. Καθαρό, χωρίς διάσπαση φόντο

Να είστε πολύ ενήμεροι για το τι βρίσκεται στο βάθος πίσω από εσάς ή στο γραφείο σας μπροστά σας. Προσπαθήστε να κρατάτε το γραφείο σας όσο το δυνατόν καθαρότερο και πιο γεμάτο. Να είστε πολύ προσεκτικοί για να έχετε ανθρώπους να περπατούν πίσω σας. Μπορεί να αποσπούν την προσοχή, να φαίνονται αντιεπαγγελματικές και μπορεί να καταλήξουν να κάνουν κάτι ενοχλητικό. Τα προγράμματα ειδήσεων αρέσκονται να δείχνουν σε όλους τους αναλυτές τους σκληρά στην εργασία τους πίσω από τους υπολογιστές τους. Μια πρόσφατη εκπομπή οικονομικών ειδήσεων έδειξε ότι ένας εργαζόμενος κοιτάζει τις φωτογραφίες μαγιό στην οθόνη του στο παρασκήνιο. Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε το γραφείο σας να τοποθετηθεί έτσι ώστε οι άνθρωποι να μην μπορούν να περπατήσουν πίσω σας. Εάν εργάζεστε στο σπίτι, δεν θέλετε ένα από τα παιδιά σας να τρέχει γύρω στο παρασκήνιο.

8. Χρησιμοποιήστε μια καλή κάμερα

Ενώ η ενσωματωμένη κάμερα στο φορητό σας υπολογιστή μπορεί να λειτουργήσει, θα έχετε πιθανώς καλύτερη ποιότητα με μια εξωτερική κάμερα. Χρησιμοποιώ μια βιντεοκάμερα DV συνδεδεμένη στον υπολογιστή μου με firewire και παράγει πολύ ωραία αποτελέσματα. Μπορεί να σας ωφεληθεί να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να καταλάβετε πώς λειτουργεί η ισορροπία λευκού στη φωτογραφική σας μηχανή. Έχω κάνει κάποιες online συναντήσεις με ανθρώπους που μοιάζουν σαν να περάσουν 10 ώρες σε ένα κρεβάτι μαυρίσματος επειδή η φωτογραφική μηχανή τους κάνει τους τόνους του δέρματος να φαίνονται λαμπερό κόκκινο. Ενώ δεν είναι μεγάλη υπόθεση, όσο πιο επαγγελματικά μπορείτε να κοιτάξετε, τόσο το καλύτερο. Ένα άλλο χαρακτηριστικό που μου αρέσει για τη φωτογραφική μηχανή μου είναι το ζουμ τηλεχειριστηρίου. Αυτό σας διευκολύνει να πλαισιώσετε την εικόνα χωρίς να χρειάζεται να φτάσετε στην κάμερα ή να αφήσετε την εικόνα.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό φως. Αν η κάμερά σας έχει ενσωματωμένη φωτεινή ένδειξη, δοκιμάστε να την ενεργοποιήσετε. Το άνοιγμα της σκιάς ή η ενεργοποίηση μιας άλλης λυχνίας μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά ως προς το πόσο καλή η εικόνα σας φαίνεται στους άλλους συμμετέχοντες.

9. Τέλος εγκαίρως

Θέλετε να εμφανίζονται οι άνθρωποι εγκαίρως για τη σημαντική σας συνάντηση. Πρέπει να τους δώσετε το ίδιο επίπεδο σεβασμού και να τελειώσετε όταν λέτε ότι θα τελειώσετε. Εάν κρατάτε πάνω από το χρονοδιάγραμμα της ημερήσιας διάταξής σας, η λήξη της προθεσμίας δεν πρέπει να είναι πολύ δύσκολη και τελειώνει νωρίς είναι πάντα καλό.